Wie sparen Sie Zeit und erzielen Ergebnisse mit effektiven Meetings? (2024)

Bevor Sie eine Besprechung planen, fragen Sie sich, was Sie erreichen möchten und warum Sie dafür eine Besprechung benötigen. Geht es darum, Informationen auszutauschen, Ideen zu sammeln, Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu lösen? Erstellen Sie dann eine klare und prägnante Tagesordnung, die die Ziele, Themen und erwarteten Ergebnisse des Meetings umreißt. Teilen Sie die Agenda im Voraus mit den Eingeladenen und bitten Sie um ihr Feedback und ihren Input. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen und auf die Diskussion vorbereitet sind.

Einer der größten Zeitfresser in Meetings besteht darin, zu viele oder zu wenige Personen im Raum zu haben. Um dies zu vermeiden, überlegen Sie sorgfältig, wer dabei sein muss und wer nicht. Laden Sie nur diejenigen ein, die ein Interesse am Zweck der Besprechung haben, die zur Diskussion beitragen können und die auf die Ergebnisse reagieren können. Respektieren Sie auch die Zeitpläne und Prioritäten anderer Personen und vermeiden Sie es, sie zu Besprechungen einzuladen, die für sie nicht relevant oder notwendig sind. Wenn möglich, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Teilnahme abzulehnen oder zu delegieren.

Nichts tötet den Schwung und die Moral eines Meetings mehr, als zu spät zu beginnen oder zu überfahren. Um Zeit zu sparen und Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie die vereinbarte Dauer des Meetings einhalten und einhalten. Beginnen Sie die Besprechung pünktlich, indem Sie die Teilnehmer begrüßen, die Tagesordnung überprüfen und die Grundregeln festlegen. Beenden Sie das Meeting pünktlich, indem Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen, Aktionspunkte zuweisen und sich bei den Teilnehmern bedanken. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um die Diskussion zu beenden, vereinbaren Sie ein Folgetreffen oder setzen Sie es per E-Mail oder Chat fort.

Als Besprechungsleiter sind Sie dafür verantwortlich, die Diskussion zu leiten und sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg und zum Thema bleibt. Um dies zu erreichen, müssen Sie das Gespräch erleichtern, indem Sie offene Fragen stellen, zur Teilnahme ermutigen, unterschiedliche Perspektiven anerkennen und Konflikte lösen. Sie müssen auch die Zeit und das Tempo der Diskussion überwachen und bei Bedarf eingreifen, um Ablenkungen, Abschweifungen oder Dominanz durch einen oder wenige Redner zu vermeiden. Ihr Ziel ist es, das Meeting fokussiert, ansprechend und produktiv zu halten.

Einer der wichtigsten Schritte, um Zeit zu sparen und mit effektiven Meetings Ergebnisse zu erzielen, besteht darin, die Ergebnisse und Aktionspunkte zu dokumentieren und zu kommunizieren. Beauftragen Sie während des Meetings jemanden, Notizen zu machen, oder verwenden Sie ein Tool wie Google Docs oder Evernote, um die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben festzuhalten. Überprüfen und bearbeiten Sie die Notizen nach der Besprechung und teilen Sie sie mit den Teilnehmern und anderen relevanten Stakeholdern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sich alle darüber im Klaren sind, was besprochen wurde und was als nächstes zu tun ist.

Um sicherzustellen, dass Ihre Meetings nicht nur Zeitverschwendung sind, müssen Sie ihre Wirksamkeit nachverfolgen und bewerten. Wenden Sie sich an die Teilnehmer und die Beauftragten, um zu erfahren, ob sie Fragen, Feedback oder Bedenken haben. Überwachen Sie den Fortschritt und die Fertigstellung der Aktionspunkte und ziehen Sie die Mitarbeiter für ihre Verantwortung zur Rechenschaft. Bitten Sie auch um konstruktive Kritik darüber, wie das Treffen verlaufen ist und was für die Zukunft verbessert werden kann. Auf diese Weise können Sie aus Ihren Fehlern und Erfolgen lernen und Ihre Meetings effizienter und effektiver gestalten.

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